O que o grupo passa a ter em mãos, sem depender de quem montou.
Impressa e em arquivo, com o mapa de conversão de cada empresa ao lado.
Critério por extenso, com a base de divisão e a data da última revisão.
Como registrar transferência entre empresas e como conferir o saldo todo mês.
Uma folha por trimestre com o que cada empresa entrega e em que dia.
Planilha aberta que recebe o razão de cada empresa e soma com memória à vista.
Uma página com a ordem das perguntas e o espaço das pendências do mês.
Em quase todo grupo que atendemos as empresas nasceram em anos diferentes, cada uma com o escritório contábil que dava para pagar na época. O resultado aparece sempre nos mesmos cinco lugares.
Uma chama de «despesa administrativa», a outra separa em seis linhas, a terceira joga tudo em «gerais». Somar as três exige um tradutor humano, e ele erra quando falta. O primeiro trabalho é escrever uma árvore única e mapear a antiga para a nova, linha a linha.
Uma paga fornecedor da outra e ninguém registra o acerto. Meses depois, a conta corrente entre elas é um número que ninguém sabe explicar.
Sala, sistema e pessoal da administração servem às três, e o custo fica inteiro na empresa que paga a conta.
Uma fecha no dia 10, outra no 25. O consolidado sai com dois meses diferentes dentro dele.
«Loja 2» em uma e «Filial Centro» em outra, para o mesmo endereço. Comparar as duas fica impossível sem lembrar de cor.
Falas recolhidas nas reuniões de encerramento, publicadas com autorização.
«Descobrimos que os centros de custo tinham nomes diferentes para o mesmo endereço. Parece bobagem; era o que impedia comparar.»
«Passamos a fechar todas no mesmo dia. Antes o consolidado tinha dois meses diferentes dentro dele e ninguém percebia.»
«A filial usava a lista de contas do sistema. Agora usa a do grupo, e o relatório dela pode ser lido sem tradução.»
No retrato desenhamos o grupo em uma folha e listamos, por escrito, o que hoje impede o consolidado de fechar.